Excel als Hobby – „Dein Ernst?“

Um die Frage aus der Überschrift vorab zu beantworten: Oh ja :-). Die Beziehung zwischen Excel und mir dauert schon seit Jahren an. Und ich bezweifle, dass meine Begeisterung für Tabellenkalkulation jemals sein Ende finden wird. Hier möchte ich euch zeigen, wie Excel, Google Sheets & Co tatsächlich ein Hobby sein können.

Meine Frau brachte es mal gut auf den Punkt: „Wenn wir irgendein Projekt planen, egal was, ist das erste was Viktor macht sich zu freuen, dass er eine Excel-Tabelle erstellen kann“. Was für viele ein Graus ist und eines der lästigsten Dinge, liegt mir im Blut. Je komplexer die Formeln und Funktionen sind, umso schöner. Aber wie sieht Excel als Hobby konkret aus?

Eine Welt aus Formeln

Wer Excel als Hobby hat, wird nach vielen Möglichkeiten suchen, um damit arbeiten zu können. Für die, die die Anwendung nicht mögen, ist es überraschend zu sehen, was man alles damit machen kann:

  • Persönliche Finanzen: Excel kann gut genutzt werden, um die Haushaltskasse zu planen und zu überlegen, wie man Geld anspart und ausgibt. Wir arbeiten dafür mit einer recht komplexen Tabelle, in die wir jede Ausgabe und Einnahme eintragen und sie einer Kategorie zuordnen. Die Kategorien wiederum wurden zuvor mit Budgets ausgestattet. So kommt z.B. X % unseres Einkommens in die Kategorie „Miete“, X % kommt in die Kategorie „Tanken“ und so weiter. Dank vielen Formeln sparen wir uns so einiges an Arbeit.
  • Fragen auf Zahlenbasis klären: Ich nutze Excel gerne, um etwas, was ich sonst vom Bauchgefühl her bewerte, greifbar zu machen. So haben wir z.B. überlegt, ob es sich für uns lohnen würde ein Auto zu leasen. Dank einer Excel-Tabelle konnte ich alle relevanten Informationen zusammenfügen und so sehen, ob das der Fall ist (Antwort: Nein). Jährliche Fahrleistung, aktuelle Kosten für Steuer, Versicherung und Sprit kombiniert mit den aktuellen Wartungskosten verglichen mit der jährlichen Leasing-Rate. Mit Excel habe ich auch mal ausgerechnet, ob es sich lohnt bei unserer Gartengröße Gemüse anzubauen (Antwort: Minimal.) Ebenfalls habe ich Excel genutzt um zu sehen, ab welcher Fahrleistung es sich rentieren würde mit einem E-Bike statt dem Auto zur Arbeit zu fahren, wobei ich auch Faktoren wie schlechtes Wetter, Verschleiß, Stromkosten und mehr mit einbezog (Antwort: Nein, ein E-Bike rentiert sich nicht für mich).
  • Große Projekte finanziell planen: Wir sind vor einigen Wochen umgezogen und es standen viele finanzielle Entscheidungen an. Was muss gekauft werden? Wie viel Geld wollen wir dafür ausgeben? Was hat welche Priorität? Besonders das Berechnen der Priorität fand ich spannend. Die Faktoren „Komfort“, „Notwendigkeit“ und „Wunsch“ werden von 1 bis 10 bewertet. Der Mittelwert aus den Zahlen ergibt die Priorität und gibt uns Orientierung zum Kauf.
  • Körperanalyse: Wer regelmäßig Informationen zum Körper sammelt, kann diese Daten hervorragend in Excel zusammenführen. Hierzu muss ich sagen: Vor einigen Jahren hätte ich das liebend gern gemacht. Mittlerweile setze ich auf praktische und zeitsparende Apps.

Was mich so an Excel begeistert, ist die nachvollziehbare Logik und gleichzeitig die Reichweite an Möglichkeiten. Mit, wenn ich mich nicht irre, mehr als 500 Funktionen, lassen sich verschiedenste Formeln sowie Formelkombinationen erstellen. Gleichzeitig merke ich immer wieder, wie die Anwendung an ihre Grenzen kommt. Wo man Formeln erstellt, die über 5 Zeilen gehen, ist z.B. die Fehlersuche sehr zeitraubend.

Ein weiterer Vorteil von Excel: Es ist einfach zu nutzen, aber schwer zu meistern. Bedeutet, dass ich schon mit wenigen Klicks einiges erreichen kann, es aber viel Luft nach oben gibt. Ich entdecke, auch nach jahrelanger Nutzung, immer wieder neue spannende Möglichkeiten zur Nutzung und neue Lösungswege.

Meine 3 Lieblingsformeln / -funktionen

Dieser Abschnitt gehört hier einfach mit rein :-). Meine liebsten Formeln sind:

  • WENN: Mit der „WENN“-Abfrage kann man unglaublich viel machen. Ich nutze sie und ihre Ableger (SUMMEWENN, WENNFEHLER) in verschiedensten Situationen. Meine Erfahrung aber ist, dass man mit WENN-Abfragen sich Formeln auch um einiges komplizierter gestalten kann, als notwendig. Hier hilft es manchmal nach Alternativen zu suchen.
  • SVERWEIS: Früher war ich großer Fan des SVERWEIS, mittlerweile neige ich zu verschachtelten Funktionen verbunden mit der INDEX-Abfrage. So bin ich um einiges beweglicher (nicht nur Abfragen nach rechts).
  • KGRÖSSTE: Immer wieder gibt es Situationen, in denen ich nach den größten Werten suche.
  • VERKETTEN: Ich bin selbst überrascht, wie häufig ich die VERKETTEN-Funktion verwende. Bei den Daten mit denen ich arbeite, bekomme ich häufig viele Einzeldaten aufgeteilt in Spalten. Durch VERKETTEN kann ich sie unkompliziert miteinander verbinden.

Ergänzend muss ich sagen, dass mein Excel-Herz nicht bei einzelnen Funktionen, sondern den komplexen Zusammenstellungen mehrerer Funktionen höher springt :-).

Nicht zwingend Excel, mehr Tabellenkalkulation

Es gibt mittlerweile einige Anwendungen, die anstelle von Excel genutzt werden können. Ich arbeite dann und wann gerne mit Numbers von Apple aufgrund der hohen Kompatibilität unter Apple-Geräten. Ebenso benutze ich für manche Projekte gerne Google Docs, wo, aus meiner Sicht, wesentlich mehr Leistung für komplexe Datenmengen verfügbar ist. Wenig begeistert haben mich bislang Open Source Lösungen.

Spannend ist an Google Docs, dass die Dateien online sind und daher auch unabhängig von meinem Computer arbeiten können. Ich kann verschiedenste Verweise und Abfragen erstellen und sie laufen auch dann noch, wenn ich meinen Computer ausschalte.

Was braucht es, um für Excel begeistert zu werden?

Gute Frage. Ich habe schon viele Menschen getroffen, die Excel nicht ausstehen können. Ich glaube daher nicht für jeden ist Tabellenkalkulation etwas. Ich glaube du solltest dich dafür begeistern können, tief in ein Thema zu versinken, du solltest ein gutes logisches Denken haben. Und deine Augen sollten anfangen zu funkeln, wenn jemand dir begeistert erzählt, das er dank Excel den Stromverbrauch jedes Haushaltsgeräts berechnen konnte.

Dein Einstieg in das Hobby

Vielleicht willst du anfangen Excel zu deinem Hobby zu machen, weißt aber noch nicht wie. Meine Empfehlung, wie das gelingen kann:

  1. Nimm dir eine Aufgabe / ein Projekt vor, das du mithilfe von Excel ein Stückchen besser machen möchtest (z.B. die Verwaltung deiner Sammlung von Lego-Sets, deine Haushaltskasse oder eine Übersicht für die Ernährung und Bewegung deines Hundes).
  2. Öffne Excel und erstelle einen ungefähren Plan, was in welcher Zelle passieren soll.
  3. Geh nun hin und such im Internet nach etwas wie „wichtigste Excel-Formeln“ und lass dich von einem Ergebnis inspirieren.
  4. Fang nun an die einzelnen Zellen mehr und mehr mit Formeln und den benötigten Informationen zu füllen.
  5. Bleib dran! Schau dann und wann in die Tabelle und aktualisiere sie. Dabei kannst auch mal neue Formeln testen und einbauen.

Solltest du noch nie mit Excel gearbeitet haben, schau dich mal auf einer Video-Plattform nach kostenfreien Tutorials um.

Für den Einstieg sei dir statt Excel Google Sheets (kostenfrei) empfohlen. Je nachdem wie sensibel deine Daten sind, solltest du aber nicht zu lange dort bleiben. Meinem Wissensstand nach, geht Google recht frei mit deinen Dateien um.

Hier einmal die aktuellen Preise für das Office-Paket (Microsoft stellt Excel nicht einzeln bereit, sondern nur im Paket mit anderen Anwendungen. Falls ihr Student seid oder ähnliches, schaut euch auch die Rabatte an):

Meine Erfahrungen nach mehr als 10 Jahren Tabellenkalkulation

In diesem Abschnitt möchte ich gerne einige Gedanken mit euch teilen, die ich in den letzten Jahren rund um Tabellenkalkulation sammeln konnte. Meine Hoffnung ist, dass sie euch beim Einstieg oder der fortschrittlicheren Nutzung helfen.

Excel auf dem iPad oder Mac?

Ich nutze Excel auf so ziemlich allen Wegen, die möglich sind. Beim jahrelangen Vergleich habe ich festgestellt, dass die Performance auf Apple-Geräten leider nicht so gut ist, wie auf Windows-Computern. Auf einem Mac brauchen Tabellen, trotz hoher Hardware-Leistung, um einiges länger zum Öffnen. Einige Funktionen lassen sich nur zeitverzögert nutzen.

Wenn ihr daher die Wahl habt, nehmt für Excel euren Windows-Computer zur Hand.

Excel auf dem iPad macht, aus meiner Sicht, nur bei Präsentationen Sinn. In den vielen Zeilen per Touchscreen zu navigieren ist unvorteilhaft.

Apple’s Numbers als Excel-Alternative?

Als ich meinen ersten Mac zulegte, kaufte ich mir eine Weile später (damals noch kostenpflichtig) das iWork-Paket. In diesem war auch Numbers vertreten. Auch wenn ich Numbers als benutzerfreundlicher als Excel wahrnehme, so hat es mir dort immer wieder an Funktionen gefehlt. So war es damals z.B. nicht möglich Verweise auf eine andere Datei vorzunehmen.

Um einiges angenehmer nehme ich hier aber die Integration in das Apple-Betriebssystem Mac OS wahr.

Excel komplex gestalten ohne Performance-Verlust

Ich schrieb weiter oben, dass Excel einfach zu benutzen, aber nur schwer zu meistern ist. Zum „meistern“ gehört für mich auch die performancefreundliche Gestaltung einer Datei. Es gibt Formeln, die mehr Leistung fordern als andere. Wiederum gibt es Formeln, die man einfacher gestalten kann. Generell gilt, dass ihr eure Tabelle so gestalten solltet, dass sie auch in Zukunft genutzt werden kann. Solltet ihr merken, dass ihr erst zur Hälfte fertig seid, Excel aber schon mit sehr langer Rechenzeit reagiert, überlegt euch Alternativen. Auf halbem Weg umzukehren ist besser, als nach der ganzen Strecke.

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